Eine Versammlung mit CONTAVOX vorbereiten und leiten

1Wochen vorher

Beim Eventforum buchen

CONTAVOX ist ein Angebot des Eventforum Bern für Versammlungen im Eventforum, im Saal und online. Sie buchen es zusammen mit dem Saal.

• In der Buchungsanfrage unter «Weitere Ausstattung» die elektronische Abstimmung wählen.
• In den Bemerkungen: Zahl der Stimmberechtigten und ob auch online abgestimmt wird.
• Nach der Zusage richtet das Eventforum Ihre Versammlung in CONTAVOX ein und schickt Ihnen den Leitungszugang.

Angebot und Buchung beim Eventforum

Gut zu wissen Ob Ihre Mitglieder online teilnehmen und abstimmen dürfen, regeln Ihre Statuten. Klären Sie das vor der Einladung.

2Wochen vorher

Ihr Leitungszugang und der Code aus der Mail

Sie bekommen vom Eventforum eine Mail mit Benutzername und Startpasswort. Zu jeder Anmeldung gehört ein Code, den CONTAVOX an Ihre Mailadresse schickt.

1. Öffnen Sie app.contavox.ch/contavox/app/ und melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an.
2. CONTAVOX schickt einen Code mit sechs Ziffern an Ihre Mailadresse. Er gilt 10 Minuten. Tippen Sie ihn ein.
3. Öffnen Sie danach app.contavox.ch im selben Browser. Der Leitungs-Client übernimmt die Anmeldung.
4. Beim ersten Mal ein eigenes Passwort setzen: oben rechts Ihr Name › Mein Konto › Passwort ändern. Es braucht mindestens 12 Zeichen.

Gut zu wissen Die Anmeldeseite des Leitungs-Clients nimmt das Passwort allein nicht an. So kommt niemand in die Leitung, der nur Ihr Passwort kennt.

3Wochen vorher

Traktanden, Anträge und Wahlen erfassen

Im Leitungs-Client finden Sie links Tagesordnung, Anträge und Wahlen. Mit dem Plus oben rechts legen Sie Neues an.

• Traktanden ohne Abstimmung, etwa Begrüssung oder Verschiedenes: Tagesordnung › Plus.
• Anträge mit Titel und Text: Anträge › Plus. Sie erscheinen von selbst in der Tagesordnung.
• Wahlen mit der Zahl der freien Sitze: Wahlen › Plus, danach die Kandidierenden hinzufügen.
• Unterlagen wie die Jahresrechnung als PDF: Dateien.
• Abstimmung vorbereiten: auf dem Antrag Neue Abstimmung. «Namentlich» heisst offen: Nach dem Schluss sehen alle, wer wie gestimmt hat. «Nicht-namentlich» heisst geheim.

4Wochen vorher

Die Mitgliederliste einlesen

Es gibt keine Selbstregistrierung. Nur wer auf Ihrer Liste steht, bekommt einen Zugang, und jede Person genau einen.

1. Die Liste als CSV speichern, in Excel mit Speichern unter › CSV UTF-8. In der ersten Zeile stehen die Spaltennamen, zum Beispiel first_name, last_name, email, member_number, groups.
2. In der Spalte groups steht «Stimmberechtigte» oder «Gäste ohne Stimmrecht».
3. Teilnehmende › Menü ⋮ › Importieren, Datei wählen.
4. Die Vorschau prüfen: Das Plus heisst neu, der Pfeil heisst «bestehende Person wird aktualisiert». Dann oben rechts «Importieren».

Gut zu wissen An der Mitgliedsnummer erkennt CONTAVOX eine Person wieder. So können Sie eine korrigierte Liste nochmals einlesen, ohne dass jemand zwei Zugänge bekommt.

5Mit der Einladung

Die Zugänge verschicken

Beim Einlesen bekommt jede Person einen Benutzernamen und ein Startpasswort. Beides verschicken Sie per Mail aus CONTAVOX oder als Brief.

Per Mail

1. Einstellungen › Teilnehmende, Abschnitt E-Mail: bei «Antwortadresse» die Adresse Ihrer Geschäftsstelle eintragen. Betreff und Text sind auf Deutsch, Französisch und Italienisch vorbereitet.
2. Die Einladung zuerst an sich selbst schicken: in Teilnehmende Ihre eigene Zeile wählen und senden.
3. Teilnehmende › Menü ⋮ › Mehrfachauswahl, dann Menü ⋮ › Alle auswählen und Menü ⋮ › Einladungs-E-Mail senden.

Gut zu wissen Absender ist CONTAVOX ([email protected]), Antworten gehen an Ihre Antwortadresse. CONTAVOX verschickt rund 90 Mails pro Minute; bei 400 Mitgliedern dauert es etwa fünf Minuten.

Als Brief

Teilnehmende › Menü ⋮ › Zugangsdaten (PDF): eine Seite je Person mit Benutzername, Passwort und QR-Code. Für Mitglieder ohne Mailadresse oder als Beilage zur Einladung per Post.

Zugang verloren? In Teilnehmende die Person wählen, Menü ⋮ › Neue Passwörter generieren und die Einladung nochmals senden.

6Tage vorher

Proben vor dem Versammlungstag

Mitglieder können nach dem Anmelden eine Probeabstimmung machen. Sie zählt nie und checkt niemanden ein.

• Bitten Sie die Mitglieder in der Einladung, die Probeabstimmung zu machen. So merken sie früh, wenn der Zugang nicht klappt.
• Für die Leitung: eine Generalprobe mit dem Eventforum. Legen Sie dafür eine Abstimmung «Probe» an, starten und schliessen Sie sie, und löschen Sie sie danach: Menü ⋯ der Abstimmung › Löschen.
• Am Tag davor prüfen: Stimmen Traktanden, Abstimmungen und Kandidierende?

8Nach der Versammlung

Abschliessen: Resultate und Daten

• Resultate als PDF: Anträge › Menü ⋮ › Exportieren, dann oben rechts «Exportieren». Das PDF nennt bei jeder Abstimmung Ja, Nein und Enthaltung, auch die Summen geheimer Abstimmungen.
• Geheime Wahlen: Ihre Summen stehen nicht im Wahl-PDF. Auf der Leitungsseite der Stimm-App finden Sie unten «Resultate für das Protokoll» mit allen Abstimmungen und Wahlen; Resultate drucken druckt sie oder speichert sie als PDF.
• Das Protokoll schreibt Ihr Verein wie gewohnt; CONTAVOX liefert die Zahlen. Unter Chronik sehen Sie, wer wann eine Abstimmung gestartet und geschlossen hat.